Yaz… Bir akademisyenin 60 hafta olarak hesapladığı zaman dilimi. Bir ton iş yaza bırakılmıştır. Makalelerin toplanması, yeni bir konu öğrenme, okunacak yüzlerce çalışma, ders notlarının gözden geçirilmesi. Kaba hesapla 75 haftalık iş.

Bir de konferanslar var tabii. Her şey dahil inek tatili.

Ben de bir konferanstan yeni döndüm. Üç yılda bir yapılan, çalıştığım alanın en önemli konferanslarından biri. Oturumlar arası koşarken bir yandan da Bol Bilim için yazı düşündüm. Bir hafiye gibi ortalıkta dolanıp diğer insanları gözledim. Olay yerinden notlarımı takdimimdir.

Konaklama ve biletler

Kayıt işlemini bitirdiniz. Sırada konferans öncesi yapılacak hazırlıklar var. Konaklama ile başlayalım.

Konferans sayfasında çevrede kalınabilecek yerler listelenmiştir. Bu yerlerin bazıları ile anlaşma yapıldığı için sayfadan ilerlemek avantajlı olabilir. Eğer konferans bir otelde yapılıyorsa, orada kalmanın çok rahat olduğunu söylemeliyim. Sırtınızda çanta dolaşmanıza gerek kalmıyor. İstediğiniz zaman kolayca odanıza çıkabiliyorsunuz. Ancak hızlı davranmalı. Çünkü konferans otelindeki sınırlı sayıda hesaplı oda hızla bitiyor. Hemen ardından yakın yerlerdeki diğer oteller doluyor. Ekonomik bir konaklama için üniversite yurtları ya da konuk evleri de denenebilir. Bu konuda internette bilgi oluyor. Bir diğer seçenek de konferansın yapılacağı şehirdeki akademisyenlerden ya da öğrencilerden tavsiye istemek. Bölgenin kurdu oldukları için şahane seçenekler önerebilirler.

Gelelim ulaşıma. O işi de mutlaka önceden halletmeli. Uçakla yolculuk ise fazla yapacak bir şey yok. Erken bilet almalı. Yok eğer kara yolu ise, birkaç kişi bir araya gelip araba kiralamayı düşünebilirsiniz. Bazen bu şekilde daha kârlı oluyor.

Eğer yurt dışına çıkacaksanız bir de şu vize belası var. İnsanlık ayıbı. Neyse… Vizeniz için bekleyeceğiniz süre ülkeden ülkeye değişiyor. Aman kontrol edin. Kayıt formu ve çalıştığınız yerden alacağınız belgeler ile çok sorun çıkmayacaktır. Fakat siz yine de erken davranmayı düşünün.

Program

Özellikle pek çok paralel oturumun olduğu büyük toplantılarda insan kolayca kaybolabiliyor. Onun için konferans programını inceleyip, dinleyeceğiniz konuşmaları önceden işaretlemek insanın işini kolaylaştırıyor. Eğer birlikte çalıştığınız insanlarla gidiyorsanız, programı hatmetme işini hep beraber de yapabilirsiniz. Böylece aynı andaki birkaç konuşmayı ayrılarak dinlemeniz mümkün olur. Sonra birbirinize özet geçebilirsiniz. Bir taşla bir sürü kuş!

Beğenirim beğenmem ama şunu kabul etmem gerek: İnsanlar konferanslarda tanış ağlarını genişletiyorlar ya da tazeliyorlar. Bu çabayı sadece ortak çalışma yapma amaçlı düşünmemeli. Yarın bir gün o tanıdıkların yanına öğrencileriniz gidebiliyor. Ya da bir projeye sizi ortak ediveriyorlar. Kısacası tanışmakta, kendini tanıtmakta büyük fayda var.

Konferans sırasında birileri ile görüşmeyi planladıysanız, öncesinde bir mesaj yazın derim. Böylece ortak bir zaman belirleyebilirsiniz. Aksi halde o insanları koridorlarda ya da konuşmaları sonrasında ayak üstü yakalamaya çalışacaksınız. O şekilde konuşma ihtimaliniz düşük; zaten pek verimli de olmaz. Bir öğle yemeğini ya da kahve arasını önceden ayarlamak çok daha isabetli bir strateji.

Az daha unutuyordum. Tanıdığınız birisi ile konuşurken eğer yanınızda arkadaşlarınız ya da öğrencileriniz varsa onları da kısaca tanıtmanız harika olur. Karşılıklı isimlerin söylendiği basit bir tanıştırmadan biraz daha fazlasını kastediyorum. Birkaç cümle ile çalıştıkları konudan bahsedebilirsiniz.

Konferanslar öğrenciler için büyük motivasyon kaynağı oluyor. Onun için yüksek lisans yapan arkadaşlar için de birkaç şey yazmak isterim: Konferanslar, çalıştığınız konuyu dünyaya anlatmanız için en uygun noktalar. Yapacağınız konuşmadan ve oradaki dinleyicilerden bahsetmiyorum. Konferansta görüştüğünüz herkese yaptığınız çalışmayı anlatabilirsiniz. Tanışma vesilesi de olur hem. O konuyu çalıştığınızı bilsinler. Bakarsınız hiç ummadık bir yerde akıllarına geliverir. Bazen bu anlatma işi bir asansörde, kahve sırasında ya da yemekte olabilir. Onun için derli toplu meramınızı anlatacağınız, farklı uzunluklarda konuşmalar düşünebilirsiniz. Yani tezinizin kısa bir özeti, tam özeti ve yarım sayfalık bir peşrevi aklınızda olsun.

Konferans ve sonrası

Hah, konferans zamanı geldi. Konuşmaları zaten belirlemiştik. Maraton başlasın!

Bir oturumda genelde birkaç konuşma oluyor. Oturum başkanı, her konuşmanın programda yazıldığı süre içinde bitmesi için çaba gösterecektir. Bu zamanlama işi son derece önemli çünkü uzayan her konuşma, diğer konuşmacılardan vakit çalıyor. Kaldı ki insanlar iki farklı oturumdaki, birbirlerini takip eden iki konuşmayı dinlemek isteyebilirler. Onları geç bırakmak da olmaz. Bazı durumlarda konuşmacılardan biri gelememiş olabilir. O zaman dahi diğer konuşmacıya geçilmesi doğru değil. Çünkü sizin gibi önceden program yapmış biri konuşmayı kaçırabilir. Diyelim ki üç konuşmadan oluşan bir oturumdaki ikinci konuşmacı gelemedi. O durumda oturum başkanı ikinci konuşma süresince beklemek durumunda. Eğer beklemeyi unutursa, kendisine hatırlatmalı.

Ben konuşmaları dinlerken ufak ufak not alıyorum. Öyle detaylı notlar değil. Özellikle bilmediğim noktaları yazıyorum ki sonra ayrıntılı bakayım (teoride böyle, pratikte maalesef üstünkörü bakabiliyorum). İlgimi çeken bir makalenin ya da araştırmacının bahsi geçerse onların da isimlerini yazıyorum. Bazen de anlatılan çalışmanın üzerine eklenebilecek sorular geliyor aklıma. Asıl onları mutlaka not ediyorum. Birçok sefer, bir konuşmayı dinlerken konunun asıl uzmanı olan bir arkadaşım aklıma geliyor. Bir not da arkadaşım için ekliyorum. Nadir de olsa, konuşmacılardan sunumlarını istediğim de oluyor. Genelde olumlu yaklaşıyorlar. Vermeyenler de oluyor tabii. Aslında bazı konferanslar, özellikle küçük olanlar, sunumların tamamını internete koyabiliyorlar. Olmadı açılış konuşmaları gibi özel sunumları konferans sayfasında bulabilirsiniz.

Bir sürü iş çıkarıp, konferans tatilini azaba çevirdim. Az daha dayanın. Bitiyor. Memlekete döndünüz. Aldığınız notları temize çekmeyi geciktirmemek lazım. Konferansta dinledikleriniz hâlâ tazeyken yazmak kolay olur. Ben yapmadım; şimdi bir türlü elim gitmiyor.

Gidin, gidin

Önemli şeyler bu konferanslar. Bir kere kendi alanındaki son gelişmeleri görüyorsun. Diğer insanların neler yaptıklarını, hangi konularda çalıştıklarını öğreniyorsun. Hoş böyle şaşkaloz bir tebessümle geçmiyor pek. Biraz kıskançlık, çokça da gıpta ediyorsun; “Daha çok çalışmalıyım, en çok çalışmalıyım,” diye ortalıkta dolandığın üç-beş gün işte. Ne olursa olsun ihmale gelmez. Gitmeli.

Tafsilatlı anlattım ama konferans harcamalarının karşılanacağı bütçeden hiç bahsetmedim. Araştırma fonu ya da projeleriyle konferans desteği almış olanlar zaten işi biliyorlar. Bu kaynakların dışında bazı üniversiteler öğretim üyelerinin ve öğrencilerinin konferans masraflarını karşılayabiliyorlar. TÜBİTAK ayrıca yurt içi ve yurt dışı etkinliklere katılma destekleri veriyor. Affetmeyin.