Mayıs’ın ilk haftasında, benim araştırma konumdaki en büyük konferans olan, Autonomous Agents and Multiagent Systems (AAMAS) konferansını İstanbul’da yaptık. (Aslında nisan ayından beri BolBilim’de de İlker’in gerisinde kalmamın sebebi budur. Arayı haziranda kapatacağım.) Konferans taze bitmişken, şöyle başından itibaren hangi aşamalardan geçtik, neler iyi gitti, nelere dikkat etmek lazım bir kayıt tutmak istedim.

Teklif verme

AAMAS serüveni, Ekim 2012’de başladı. Birçok büyük konferansta olduğu gibi AAMAS’ta da bir teklif verme (bidding) süreci var. Bu temelde şöyle işliyor. Her yıl için, birkaç yıl önceden bir konferans yapma çağrısı çıkıyor (call-for-bids). Bu çağrıya cevaben, konferansı yapmak isteyen her grup bir teklif hazırlıyor. Teklif, konferansın yapılabileceği değişik merkezler, bunların fiyatları, beklenen otel fiyatları, insanların değişik ülkelerden nasıl ulaşabileceği, insanların neden gelmek isteyeceği gibi konuları içeriyor. Bizim ekimde verdiğimiz teklif, o sene verilen teklifleri geride bıraktı ve Şubat 2013’te AAMAS’ı 2015 yılı için aldığımızı öğrendik.

Konferans yönetimi

Konferansın yeri ve yerel başkan belli olduktan sonra, konferansın esas içeriğinden sorumlu olacak bir yönetim oluşturuluyor. Bunda her konferansın değişik yöntemleri var. AAMAS şu şekilde yapıyor. İlk başta, konferansın genel başkanları seçiliyor.  Genel başkanlar belli olunca, genel başkanlar ve heyet birlikte program başkanlarını belirliyorlar.

Bence bir konferansın en önemli rolünü program başkanları oynuyor. Program başkanlarının temel görevi, o konferansa gönderilen bildirilerin en iyi şekilde değerlendirilmesini sağlamak, bunu sağlamak için altında çalışacak kıdemli ve kıdemsiz program komitesini oluşturmak ve gelen değerlendirmeleri de gözeterek konu-dengeli bir program oluşturmak. Böyle bir cümleye sıkıştırınca kolay gibi görünse de, aslında yüzlerce program komitesi üyesi bulmak, bunların güvenilir olup olmadığını anlamak çok zor. Daha zoru, her bildiriyi hangi hakemlerin değerlendireceğine karar vermek. Burada yapılan hatalar, ana programın kalitesini, dolayısıyla konferansın kalitesini düşürebilir. Onun için, ne kadar zaman baskısı da olsa, program başkanlarına en çok önerilen şey, zaman ayırıp hakem atamalarını çok dikkatli yapmaları.

Genelde konferansın farklı içerikleri için bir başkan seçmek iyi bir fikir. Örneğin, çalıştaylar için bir arama metni hazırlanması, başvuruların değerlendirilmesi ve seçilmesi işini baştan sona çalıştay başkanları yapıyor. Dersler için ders başkanları, demoları organize etmek için demo başkanları oluyor. Bunlar kendi içlerinde yeteri kadar bağımsız oldukları için, delege etmesi nispeten kolay işler. AAMAS konferansının önem verdiği bir konu öğrencilerin katılımı. Bunun için zaten, konferans katılım fiyatı öğrenciler için daha ucuz. Fakat, bu da birçok durumda yeterli değil. Onun için öğrencilere ciddi miktarda burs veriyoruz. Burs parası bulmak ise başlı başına bir iş. Burs parası bulma, hangi öğrencilere ne kadar burs verileceğine karar vermek, paraların öğrencilere ulaştırılmasını sağlamak işlerini burs başkanları yapıyor. Öğrencilerin katılımın bir diğer yönü de onları doktora sürecinde iyi yönlendirmek, devam etmelerini ve bu konuda heyecanlanmalarını sağlamak. Bunun için bir doktora rehberlik (doctoral mentoring) programı yapıyoruz. Bir gün boyunca, doktora öğrencileri birbirleriyle ve bu alanın önde gelen birkaç araştırmacısıyla birlikte geçiriyorlar. Bunları organize eden de doktora başkanları oluyor. Ben kendi öğrenci olduğum zaman, konferansın en faydalandığım kısmı bu programdı. Hatta bir keresinde, orada tanıştığım bir hoca, benim konferans bildirimi nasıl dergi makalesine çevirebileceğimi uzun uzun anlatmıştı. O şekilde yaptım ve makale kabul oldu.

Konferans boyunca, bir takım yayınların ortaya çıkması gerekiyor. Bunlardan ilki, ana programın bildirilerinden oluşan bildiri kitabı, diğeri konferans sırasında herkesin elinde olacak bir program kitabı. Bu iki yayını -ister basılsın, ister dijital olsun- birileri tarafından bir araya getirilmesi gerekiyor. İlki için genelde, bildirilerin düzgün derlenip derlenmediğini, sayfa sayılarını, referans formatlarını kontrol etmek gerekiyor. Yayınlarla ilgili tüm işleri bir yayın başkanı yürütüyor. Aslında başka roller de var, ama en temelinde bu rollerin olması ve gerektiğinde birbirleriyle çalşması gerekli. Biz Mart 2014 civarında, organizasyondaki tüm başkanları seçmiş durumdaydık. AAMAS her yıl Mayıs ayında yapılıyor. Yapıldığı zaman, bir önceki yılın komitesi bir sonraki yılın komitesiyle bir araya gelip, neyi nasıl yaptıklarını birbirlerine anlatıyorlar. Bu şekilde, her şeyi baştan keşfetmeye çok gerek kalmıyor. Biz de komite olarak, Mayıs 2014’te Paris’te, o seneki organizasyondan birçok şey öğrendik.

Para işleri

Yukarıda bahsettiğim akademik içerik insanı çok heyecanlandırıyor. Fakat, garip bir şekilde, bir konferans düzenlemenin esas yükü finansal kısmı. Şöyle ki, genel anlamda konferansın bir sürü gideri var. Mesela, bir konferans merkezinde birçok oda kiralanıyor; o odalar için ses sistemlerinden, podyuma her şey düşünülüyor. Konferansa gelenlere verilecekler, ikramlar, vb. gibi birçok gider var. Ama gelir sadece iki kaynaktan akıyor: kayıt paraları ve sponsorlar. Bu sene özellikle sponsor bulması çok zor bir sene oldu. Yurt dışındaki birçok şirket sponsor olmayı kabul etmedi. Benim İstanbul’da aradığım birçok şirket de. Sponsor olanlar ise küçük rakamlarla destek olabildi. Bu durumda, ana gelir kayıt paraları oldu. Sonuçta kayıt paralarında geçen senelerin üzerine çıkmadık ama son iki ay sürekli para hesabı yapmakla geçti.

Yerel organizasyon

Para hesabı bir yana, yerel organizasyon yapınca insan birçok acayip detayla da karşı karşıya kalıyor. Mesela, podyumun yüksekliği ne kadar olsun, fotoğrafçı olsun mu, katılım sertifikalarının basıldığı kağıt ne kadar kalın olsun, kayıt masasında kaç kişi dursun, konferansın İnternet hızı ne kadar olsun, kahve arasında sadece kurabiye mi olsun, hangi çalıştay hangi odada olsun ve liste bu şekilde devam edip gidiyor. Biz organizasyonda bir firmayla çalıştık. Zaten onlar olmasa bu soruların varlığından haberdar olmazdım! Ama yine de soruları cevaplamak yerel başkana düşüyor. Konferans tarihi yaklaştıkça ve sorular arttıkça, cevaplar zorlaşmaya ve insanın enerjisini feci şekilde çekmeye başlıyor.

Bir diğer zorluk ise bu işi Türkiye’de yapıyor olmak çünkü hiçbir şey son ana kadar net olamıyor. Mesela, açılış kokteylini Boğaziçi Üniversitesi’nde yapmaya karar vermiştik. Kokteylden bir ay önce, kokteyli yapacağımız yere bir mini sergi açıldığını fark ettik. O da yetmiyormuş gibi çok yakın bir saatte başka bir organizasyon daha aynı alana rezerve edilmiş. Dünya için küçük, benim için büyük bir kalp krizi! Bir takım organizasyonlar, telefonlar, dellenmeler sonrası her şey halloldu.

Türkiye’de yapmanın güzel tarafı ise öğrenciler. Benim şansıma, bu işi çok sahiplenen, harika bir gönüllü öğrenci grubuyla çalıştım. İlk iki gün, çalıştaylar ve derslerde öğrenciler her odada oturdular. Hem dinlemiş oldular, hem de odada ters bir şey olduğunda haber verdiler. Öğlen aralarında, yüzlerce insanın etrafta yemek yemesi gerektiğinde, öğrenciler grupları alıp lokantalara götürdüler. Açılış için insanların metroyla Boğaziçi’ne gelmesini sağladılar. Posterlerin ve demoların başında durdular. Ve bunlar gibi nice şeyde can-ı gönülden çalıştılar.

Peki neden?

Konferansın ortasında, artık stresten patlamak üzereyken, kendi kendime ben bu işe niye kalkıştım diye binince kere sordum. Benim açımdan birkaç sebebi var: Birincisi, bu konferans benim “büyüdüğüm” konferans. 2002’de ilk yapıldığından beri -doğum yaptığım iki yıl dışında- her yıl gittim. Önceki yıllarda kendim, sonraki yıllarda öğrencilerim bildiriler, posterler sundular. Onun için bir gönül bağım var ve bana bu kadar faydası olmuş bir oluşuma, benim de hizmet etmem gerektiğini düşündüm. İkincisi, bu konuda çalışan Türk öğrenciler. Konferans başka bir yerde olsa, öğrencilerden belki biri ya da ikisine gidecek para bulabiliriz. Ama böyle ayağımıza gelince, onlarca öğrenci katılabildi. Hemen hemen hepsi, bildiri yazmak konusunda heyecanlandı. (Yazıyı okuyan öğrencilerim, seneye sizden patlama bekliyorum :)) Ayrıca çoğu, bizim alandaki birçok araştırmacıyla tanışmış oldu. Üçüncüsü kafamda biraz karışık. Sanırım, yıllardır birarada olduğum araştırmacıların, biraz İstanbul’u, biraz da Boğaziçi Üniversitesi’ni görmelerini, buradaki akademik ortamı fark etmelerini istedim.

Bu yıl geçen yıllardan farklı bir takım şeyler de yaptık. İkisini yazacağım. Birincisi, küçük çocuğu olan kadınların konferansa katılmaları zor oluyor. Yanlarında getirseler çocuğu konferansta nasıl eyleyecekleri belli değil. Biz de bunun için bu sene çocuklar için bir oyun odası yaptık. Ben evden bizim çocukların küçük oyun masası, iskemlesi, arabaları, kitaplarını filan topladım. Konferans odalarının hemen ortasında bir odaya yerleştirdik. Gelen sayısı az da olsa, oynayanlar oldu. Umarım önümüzdeki senelerde devam eder ve daha çok kadın çocuğunu da kapıp gelir.

İkincisi, bizim konferansın gala yemeği her zaman çok sıkıcı oluyor. Çok güzel yerlerde yapılsa da, bir yerden sonra insan yanındaki iki üç kişiyle gündelik şeylerden konuşmaktan baygınlık geçiriyor. Bu sene bir değişiklik yaptık. Lokantanın boğaz kenarında herkesin kalkıp dolaşabileceği bir alanı vardı. Bu sayede, iki üç kişiye bağlı kalmadan, insanlar gerçekten sosyalleştiler. Daha önemlisi, lokantanın pistinde tüm eller havaya kalktı.