Yıllardır öyle böyle araştırma projeleri yazıyoruz. Hollanda’ya geldikten sonra, acaba burada bu işin yolu yordamı farklı mı diye düşünürken, üniversiteden çevrim içi bir proje dersi yazma dersinin ilanı geldi. Kaçırır mıyım hiç? Hemen atladım. Şansıma dersi veren kişinin, bir ay sonra da bir günlük bir çalıştayı oldu; hızımı alamadım ona da gittim. Özünde proje yazmak her yerde aynı olsa da, bazı fikirlerin ve püf noktalarının üzerinden geçmek her zaman faydalı oluyor.

Büyük fikir

Önce en temel noktadan başlayalım. Neden proje yazıyorsunuz? Büyük ihtimalle, dünyada bir problemi tespit ettiniz ve bunu çözebileceğini düşündüğünüz bir fikriniz var. Bu öneriyi yazarak bir kurumu size para vermeye ikna etmeniz lazım. Şimdi, sadece iki cümle kullanarak problemi ve sizin bunu çözmek için ne yapacağınızı yazın. Sadece iki cümle. Buna büyük fikir deniyor. Olabildğince teknik kelime kullanmayın. İki cümle olmasını lütfen küçümsemeyin. Projenin en önemli kısmı belki bu. Hem aldığım derste, hem çalıştayda bu büyük fikir için saatlerce uğraştık. Bu büyük fikri olabildiğince net yazmak gerek.

Büyük fikrinizi yazdıktan sonra, bunu sadece sizin konunuzda çalışan değil, size bu konuda yorum yapabilecek herkese okutun. Siz gidip bu kişilere anlatmayın; yazılı olarak verin (zaten iki cümle) ve ne düşündüğünü sorun. Aslında hem çözmeye çalıştığınız problemin ilginç veya çözmeye değer olup olmadığını, hem de sizin önerdiğiniz çözümün bu işe uygun olup olmadığını sormuş oluyorsunuz. Ben çalıştayda edebiyat alanında çalışan bir akademisyenle eşleştim. O iki cümle üzerinde o kadar çok konuştuk ki, en sonunda o iki cümlesini de olduğu gibi değiştirdi ve “Bir aydınlanma yaşadım” dedi!

Amaç

Ne yapacağınız net (büyük fikrin ikinci cümlesi) ama oldukça dar bir şekilde tanımlı. Bunu detaylandırmak lazım. Kendinize şu soruyu sorun: Projeyi harika bir şekilde bitirmiş olsaydım, elimde neler olmasını isterdim? Yani, neler yapmış olsam ya da neler keşfetmiş olsam bu proje benim için çok başarılı olmuş olur? Mesela, o zor problemi çözen ve hızlı çalışan bir algoritma geliştirseniz mi başarılı dersiniz? Ya da, bu problem için varolan algoritmalardan daha iyisini yapılamayacağını kanıtlarsanız mı? Burada birkaç tane istediğiniz sonuç olabilir. Hatta, bu sonuçlar birbiriyle ilişkili olabilir. Mesela ilk adımda hızlı algoritma geliştirmek, ikinci adımda bu algoritmayı iki farklı ortamda çalıştırarak oradaki problemi çözebildiğini göstermek gibi. Yazdığınız projenin büyüklüğüne göre, amacınızı adımlara bölmeniz gerekiyor. Her bir adım bu projenin bir hedefi. Hedeflerinizin SMART olması gerekiyor. İlker’e bunu anlatırken, “tamam akıllıca şeyler yazarım” dedi. Öyle değil:

• Specific: Oldukça net yazın. “X problemi için algoritma geliştireceğim; veri seti toplayacağım; bir veri modeli tasarlayacağım,” gibi. Ama “X problemini çalışacağım,” demeyin. Ne yapacağınız belli değil. Var olan algoritmaları mı öğreneceksiniz; hızlarını mı karşılaştıracaksınız; benzerliklerine mi bakacaksınız? Enteresan bir şekilde, bir hedefi net yapan kullandığınız fiil. Çalışmak, incelemek, keşfetmek gibi fiillerden uzak durun. Sınıflandırmak, tasarlamak, inşa etmek, geliştirmek ne dediği daha belli fiiller.
• Measurable: Hedefinize ulaştığınızı nasıl anlayacağız? Mesela, “Bu proje önerisinde listelediğim beş problemi de çözen bir algoritma geliştireceğim,” ya da “İçinde en azından 20 veri olan bir veri seti toplayacağım.” Burada yine, “X problemini çalışacağım,” ölçmesi imkansız olduğu için uygun değil. Bunun nasıl bir sonucu olacağı, en sonunda elinizde ne olacağı belli değil. Bütün gün çalışıp, ortaya birşey çıkarmamış olabilirsiniz.
• Attainable: “Yapılabülü mü?” dediğimiz durum. Bir yıllık bir proje yazıyorsunuz, projede sizden başka kimse yok, siz dört ülkeden binlerce veri içeren bir set toplamayı hedeflemişsiniz. İyi niyetle yazılmış belki ama inandırıcı değil. Her hedef için ne kadar insan gücü, zaman, kaynak vs. gerekli düşünmek önemli.
• Relevant: Bu hedefe ulaşmanız, sizin projedeki amacınız için faydalı mı? Bu hedefi çıkarsanız, proje hala yapılabilir mi? Hala aynı amaca ulaşılabilir mi? Cevap evetse, bu hedef gerekli değil.
• Timely: Neden şimdi? Bu soru, her hedefe sorulabileceği gibi, tüm projeye de sorulabilir. Bu projeyi beş yıl sonra yapsanız ne olur? Neden şimdi yapmanız önemli? Mesela, “Mahremiyet ihlallerini yakalayan bir algoritmayı hemen bulmazsam, beş yıl içinde o kadar çok mahremiyet ihlali olacak ki, bunun sonucunda insanların hayatı geri dönülmez bir şekilde etkilenecekç” Ya da, “Bu hedefteki veri setini şu anda oluşturmazsam, bu konuyu çalışan şu gruplar, geliştirdikleri teknikleri iyi değerlendiremedikleri için, alanlarında geri kalacaklar.”

İş paketleri

Hedefler net olduktan sonra, bunları adım adım nasıl yapılacağı, hangi küçük işler olduğu, hepsinin ne kadar süreceği, kaç kişi çalışacağı iş paketlerini oluşturuyor. Kolaylık olması için her hedefe bir iş paketi diye düşünmek faydalı. Yani, iş paketindeki işleri yapınca sonuç o hedefi vermeli. Bu tarafı bir yap-boz gibi düşünebilirsiniz; işler arasındaki bağımlılık, hedefler arasındaki bağımlılık, mutlaka düşünmeniz gereken şeyler. En iyisi burada bir Gantt şeması çizerek duruma bakmanız ve bunu paketlerin en sonuna eklemeniz.

Bazen içeriğe insan çok odaklandığı için, bir paketin ne kadar insan gücü istediği, ne kadar süreceği gibi konular sallapati gidiyor. Şuraya da üç ay iyelim, şunu da ben o arada yaparım gibi… Öyle yapmayın: Her iş için adam akıllı düşünün, bu iş ne kadar vakit alır, kaç kişi lazım, herhangi bir seyahat gerekli mi, herhangi bir ekipman satın almam gerekli mi… Bunları düşündükten sonra, toplam bütçe, proje zamanı ve insan gücü ortaya çıkıyor. Eğer başvurduğunuz proje çağrısı, bundan daha az kaynak veriyorsa, çok iş söylemişsiniz. Durun. Hedeflerden birini çıkarın veya daha hafif bir hale getirin. Ama sakın, madem bu kadar para veriyorlar, bu kadar parayla yaparız diye düşünmeyin. O zaman proje ilerde illa ki tavsar.

Yöntem

Her hedef için nasıl yapacağınızı düşünmeniz lazım. Hangi yöntemleri kullanacaksınız? Alternatifi ne olabilirdi? Neden bunu seçtiniz? Bunun iyi bir yöntem olduğunu gösteren elinizde bir kanıt var mı? Bu hem başkalarının yaptığı çalışmalar olabilir, hem de sizin bu proje ile ilgili yaptığınız ön çalışmalar olabilir. İkisi de değerli. Özellikle, sizin yaptığınız ön çalışma, bu projenin yapılabilirliği ile ilgili karşı tarafa güven veriyor.

Veri Yönetimi

Veri toplayacak mısınız? Cevap evetse, etik kurulu izinleri gerekli olabilir. Bunu zamanında almakta fayda var. Bazı üniversitelerde bu izin, bir kişiden alınıyor; bazen düzenli toplanan komitelerden. Onların toplantı takvimlerini öğrenmek ve doğru zamanda başvurmak önemli. Bu izin sadece toplayacağınız veri için değil. Daha sonra bu veriyi nerde ve nasıl saklayacaksınız? Hiç kimseyle paylaşacak mısınız? Bunu yaparken uymanız gereken kuralların ve protokollerin farkında mısınız? Bunu bildiğinizi ve nasıl ilerleyeceğinizi yazmak gerekli.

Bilgi Yönetimi

Bu da ne? Bir araştırma projesi yaptıktan sonra, başarıyla biterse bir takım yeni bilgileri dünyaya kazandırmış oluyorsunuz. Bu bilgilerle ilgili yapılacak iki adım projelerde sorulabiliyor. İlki, bilginin yayılması (knowledge dissemination). Bu bana nispeten kolay geliyor. Bilgiyi nasıl yayacaksınız? Muhtemelen, makale yazarak, çalıştay yaparak, konuşma vererek, proje için bir Web sayfası yaparak gibi. Aslında bu adım, akademik hayatta bu proje olmadan da ne yapacaktıysanız ona denk geliyor. İkincisi, bilgi devralma-devretme (knowledge acquisition). Bu özellikle Avrupa’da proje önerilerinde istenen bir altbaşlık. Siz, bu projede ortaya çıkardığınız bilgiyi halkın öğrenmesi ve kullanması için ne yapacaksınız? Burada Web sayfası yapacağım, gelip bir zahmet baksınlar diyemiyorsunuz. Bire bir, halk ile ima ettiğiniz paydaşları önce tanımlamanız lazım. Mesela, mahremiyeti korumak için yeni bir algoritma geliştirdiyseniz, mahremiyet konusunda eksikleri olduğunu düşündüğünüz şirketleri çağırıp, birebir algoritmanızı anlattığınız bir çalıştay yapmak olabilir. Çocuklara yönelik mahremiyet ihlalleri tespit ettiyseniz, öğretmenler ve ebeveynleri bilgilendiren bir konuşma yapabilirsiniz. Ben geçen gün halktan biri olarak, ERC projesi yapan bir akademisyenin, protesto resimlerinin yıllar içerisinde nasıl farklı çekildiği ve bunun bizim protestodan ne anladığımızı nasıl değiştirdiği üzerine 20 dakikalık bir konuşmaya gittim (Evet, Gezi’den de resimler de vardı!).

Proje Yönetimi

Her projenin bir yürütücüsü olur. Genelde, bu projeyi yazan kişiyle aynıdır. Birçok proje önerisinde, proje yürütücüsünün iki sayfalık özgeçmişi isteniyor. Herkesin zaten vardır ama aslında bütün özgeçmişi, başvurduğunuz proje çağrısı için tekrardan düşünmek gerek. Örneğin, yıllar içinde lise öğrencilerine yaptığınız küçük çalıştaylar, bir araştırma projesi için çok önemli olmayabilir ama bir eğitim projesi için önemlidir. Eğer proje içerisinde mümkünse, bir şeyleri yapabileceğinizi özgeçmişinizde yaptığınız işlerle benzerlik kurarak açıklayabilirsiniz.

Proje yönetimi, aynı zamanda proje boyunca işlerin yapılacağını nasıl sağlayacağınızı size sorgulatan bir başlık. Projede çalışacak doktora öğrencilerini nasıl seçeceksiniz? Projede yaptıkları işlerin, bir doktora tezine dönüşebileceğini nasıl garanti edeceksiniz? Yapılan işlerin, zamanlı olarak dokümente edilmesini nasıl sağlayacaksınız? Büyük projeler için, koordinasyonu nasıl sağlayacaksınız?

Proje önerisini, iyi bir taslak haline getirdikten sonra, üniversitelerin proje ofisleriyle veya proje yazma desteği veren yerlerle birlikte çalışmakta fayda var. Örneğin, Utrecht Üniversitesi büyük çaplı her proje önerisini, profesyonel bir ekibe okutuyor ve onlardan gelen değerlendirme sonucu proje yürütücüsü projeyi revize ediyor. Bu bazen bir iki etap sürüyor. Boğaziçi’nde de benzer bir destek var. TÜBİTAK da AB projeleri için böyle bir destek veriyor. Bu arada, proje bütçesi gibi üniversiteyi de etkileyen kısımlarda proje ofisini devrede tutmak çok önemli.

Proje önerim bence çok iyi oldu; kesin kabul olur.

Ne yazık ki böyle olmuyor. Hatta aynı proje çağrısına arka arkaya birkaç kere başvurmak çok normal. Üç kere hemen hemen aynı AB projesi çağrısına başvurduğumuzu bilirim. İşin siniri, her yıl aldığımız yorumlara göre iyileştirdiğimiz proje, her yıl daha kötü skorlarla red yedi! Bazen düşündüğünüz kadar iyi yazılmamış oluyor proje. Ya da, büyük fikir net olmuyor ve karşı tarafı heyecanlandırmıyor. Başka bir temel sebep, çağrılarda belirtilen toplam paranın destekleyebileceğinden çok çok fazla proje önerisinin gelmesi. Bu sene bir kurum için proje değerlendirme panelindeyim ve sadece bizim panele yaklaşık 400 proje başvuru yaptı. Bunların ise en fazla %10’u için para var. Peki, iyi bir büyük fikir ve iyi bir proje önerisinin ötesinde neler yapılıyor? Lobi!

Açıkçası bu işleri pek sevmiyorum, pek yapmışlığım da yok ama çok duymuşluğum var. Onun için ikinci ağızdan anlatabilirim. Proje önerisi hazırlarken, bir yandan da bu projeyi kimler değerlendirecek diye düşünmeye başlama zamanı. Ulusal bir projeyse, o konuda çalışan insanlar en muhtemel adaylar. Bazı kurumlar, geçmiş yıllardaki hakemlerinin listesini yayımlıyor. Mesela, ERC gibi kuruluşlar, bir yıl panelde olan hocaları, bir yıl nadasa bırakıp, çağırıyor. Böylece iki yıl önceki panelistler sizin projenizde tekrar olabilirler. Sizin başvurduğunuz proje tipinden daha önce almış hocalar yine olası hakemler. Bu hakemlerin sizin yaptığınız işlere aşina olması, bir şekilde önemini anlaması, panelde de sizin projenize karşı olumlu olmasını sağlayacaktır. Mesela, ERC başvuruları için yapılan bir yöntem şu: İnsanlar, panelde hakemleri olabileceğini düşündükleri insanları da dahil ettikleri, konu başlığının kendi proje konusu olduğu çalıştaylar düzenliyorlar. Sıklıkla bu olası hakemler, davetli olarak çağrılıyorlar. Bu olası hakemlerle bir iki gün tartışma ortamı içinde olunca, proje yürütücüsü hem kendi alanıyla ilgili çok sayıda öneri almış oluyor, hem de hakemler bu kişiyi yakından tanımış oluyorlar.

Bir ikinci lobi daha üst seviyede oluyor. Mesela, AB projeleri için ülkeler mertebesinde… Değişik ülkelerin bilim ve teknoloji kuruluşlarının, Brüksel’de ne kadar lobi yaptıklarını biliyoruz. Şimdi Hollanda’da olunca, nasıl grift bir ilişki ağı olduğunu daha yakından da görüyorum. Bu sadece bir projenin kabul edilmesi aşamasında değil, tam tersine daha projelerin çağrılarının çıkma aşamasında başlıyor. Mesela, kendi ülkesinden bir ekibin çok niş bir uzmanlığı varsa, o ulusal kuruluş Brüksel’de, bu konuda büyük bir çağrı çıkmasını sağlamaya çalışıyor. Zira çağrı çıkarsa, kendi ülkesinden bu uzmanlıktaki ekibinin bu projeyi alma şansı yüksek olur. Yıllar önce, Brüksel’deki AB proje ofisinde çalışan bir arkadaşım, eşikleri geçen bir projenin kabul edilmesi yazı-turaya kalıyor demişti.

Proje yazmak da, her türlü yazım işi gibi bir yerden sonra dirayet ve sebat işi. Yılmadan, yılmadan göndermek gerek. İlla ki sonunda olacak…